Content Management Systeme helfen, Web-Informationsangebote effizient zu verwalten. Sie sparen die Zeit, die für Fehlerbehebung und technische Realisierung durch Fachpersonal verloren gehen. Angesichts der Tatsache, dass bereits 75% deutscher Unternehmen Ihr Internetangebot regelmäßig - mindestens einmal im Monat - aktualisieren, machen sich Effizienzgewinne hier oft schon in einer deutlichen Kostenreduktion bemerkbar.

Ein CM-System dient dazu, Ihre Inhalte einfach über eine eigene Bedienoberfläche online - von jedem Internet-Anschluß aus - zu verwalten. Sie sind so in der Lage, Ihre Texte auf Ihrer Homepage aktuell zu halten und selbst zu gestalten, ohne dass Sie selbst programmieren müssten oder Ihr Seiten-Layout zerstören könnten. Im Prinzip kann und sollte heute jeder, der über wenig oder keine HTML-Kenntnisse verfügt, aber ein eigenes Internet-Angebot betreibt oder betreiben möchte, ein solches System nutzen. Auch für den Intranet-Aufbau kommt eine solche Software zum Einsatz (Stichwort: Mitarbeiter-Portal im Intranet oder Extranet).

Aber CM-Systeme können mehr. Sie unterstützen Sie dabei, Ihre Daten zu strukturieren und zentral zu verwalten. Sie ermöglichen die Zusammenfassung unterschiedlicher Web-Projekte unter einer Applikation und bilden komplexe Daten-Strukturen ab. CM-Systeme verwalten zentral die Inhalte Ihres Web-Angebotes und halten durch automatisierte Prozesse und Organisation des Arbeitsablaufs auch große Informationsangebote überschaubar.

 Kostensenkung durch Unabhängigkeit
 Bedienung auch durch Laien nach Einweisung
 Layout und Text-Entwicklung seperat
 Design-Änderung unkompliziert
 Nutzer-Individualiserung
 Suchfunktion und Formulare sind Standard
 Statistiken und individuelle Module
 Skalierbarkeit

Um ein Informationen zu strukturieren und skalierbar zu verwalten, ist die Trennung von Inhalt und Layout zwingend erforderlich. Das hat vielerlei Vorteile. Trennung bedeutet den informativen Anteil, in Form von Texten, Bildern und Multimedia-Objekten und den Design-Anteil (Layout), also der Art wie diese Inhalte gestalterisch präsentiert werden, auf unterschiedlichen Wegen technisch vorzuhalten.

Das Layout wird bei den gängigen CM-Systemen durch Gestaltungsrahmen sog. Templates vordefiniert. Sie sorgen dafür, dass alle Seiten die gleichen Farben haben, Texte in der gleichen Schriftart und -grösse dargestellt werden oder die Gesamterscheinung dem unternehmenseinheitlichen Design entspricht. Der Inhalt selbst ist getrennt davon in einer Datenbank gespeichert und wird erst beim Betrachten zusammen mit dem Template zu einer vollständigen Seite zusammengefügt Zweck dieser Trennung ist es, die Eingabe von Informationen so einfach wie möglich zu gestalten und bei der Informationseingabe keine gestalterischen oder technischen Aspekte berücksichtigen zu müssen. Intuitive, menuegeführte Hilfsmittel ermöglichen die schnelle und effiziente Pflege durch genau die Mitarbeiter, welche die Kompetenz bzw. das Hintergrundwissen zu den zu präsentierenden Inhalten besitzen. So können z.B.Grafiker oder Web-Designer bei Änderungen von Design und Layout in kürzester Zeit sich um die Gestaltung des gesamten Angebotes kümmern, ohne langwierige Einarbeitung in die Seitenstruktur oder die konkreten Inhalte in Kauf nehmen zu müssen. Die grafischen Templates sind zentral verfügbar und änderbar, ohne die eingegebenen Informationen des Web-Angebotes zwingend bei der Umarbeitung beachten zu müssen.

Die meisten schon. Sind die Inhalte erst einmal zentral in einer Datenbank erfasst und damit gezielt abrufbar, bieten Content Management gestützte Informationsangebote ein breites Spektrum der Anwendung. Die Inhalte können insbesondere automatisch aufbereitet und individuell präsentiert werden. Heutige Internet-Nutzer erwarten Informationsangebote, die Ihren individuellen Bedürfnissen angepasst sind. Sie erwarten speziell aufbereitete Informationen, die je nach technischem Einsatzgerät angepasst an unterschiedliche Plattformen wie Set-Top Boxen, PDAs, WAP- oder UMTS-Geräte abgerufen werden können. Suchfunktionen, individuelle Profile in Communities oder Zusatzfunktionen je nach Nutzer-Status werden heute erwartet und werden von den meisten CM-Systeme auch angeboten. Die Unterstützung von Sekundärmedien wie Fax, Drucker und PDF-Dateien ist integrativ umsetzbar. Informationsangebote mit verschiedenen Themengebieten oder Zielgruppen profitieren von Personalisierungsfunktionen. Sie können damit den unterschiedlichen Interessen ihrer Besucher gezielt entgegenkommen. Personalisierte oder lokalisierte Webseiten ermöglichen ein direktes Angebot individuell ausgesuchter Inhalte. Die Streuverluste durch für den jeweiliegen Besucher irrelevante Information werden minimiert und die Verweildauer und Wiederbesuchsrate von Nutzern deutlich erhöht.

Viele CM-Lösungen bringen in der Standard-Installation bereits Funktionen mit, die eine umfangreiche Analyse des Nutzer-Verhaltens ermöglichen. Sie können Aussagen über Anzahl und Art der abgerufenen Seiten, Uhrzeiten, Abbruch-Verhalten und Aktionen geben. Viele Web-Pakete bieten darüber hinaus im technischen Bereich noch eine umfangreiche Log-Statistik, die Ihnen verweisene URLs, Page-Impressions, Browser und Volumen der Abrufe online komfortabel anbietet.